En toen… werd alles anders!

Vandaag heb ik weer een mooi bewijs meegemaakt van de stelling dat je maar beter een goed voorbereid plan kunt hebben, ook als in de praktijk alles volledig anders verloopt. Want goed voorbereid waren we zeker, voor de Inflight Call met Premier Rutte en André Kuipers op de TU Delft vanmiddag.

Maar ik heb nog nooit meegemaakt dat een bijeenkomst zo compleet niet volgens plan verliep. En dat was maar goed ook, want ik heb zelden zo’n leuke gebeurtenis meegemaakt. 🙂

Goede planning
Een inflight call met het ruimtestation ISS vereist een bijzonder goede planning. Het is lastig voorbereiden omdat je pas heel kort van te voren hoort hoelaat de verbinding precies tot stand komt. Ik hoorde het op 3 januari: de TU Delft en premier Rutte zouden met André Kuipers gaan spreken om 15.55u. En dat betekent dus precies 15.55u en geen minuut eerder of later. Uitlopen is geen optie en nee, er wordt op niemand gewacht. Ook niet op de premier.

Teamwork 
Dat is een heel geregel en hard werken met een aantal collega’s van LR, ESA en NSO. Er moest een beperkt clubje VIPS uitgenodigd en een heleboel journalisten gebriefd. Er moest een seating plan gemaakt, posities voor de camera’s van media bedacht, uitgedokterd waar Rutte en astronaut De Winne precies moesten staan en bedacht hoe we zorgen dat de camera’s niet tegen achterhoofden aankijken. Om maar een paar dingen te noemen.

NASA 
Ruimtevaartorganisatie NASA wilde precies weten hoe het live gesprek zou gaan verlopen: wie is de moderator (astronaut Frank De Winne), wie gaat de vragen stellen (eerst Mark Rutte 7 min, dan 6 studenten 8 min), en wat zijn de vragen precies? Dat is niet zo zeer bemoeizucht overigens, maar vooral bedoeld om de astronaut goed te kunnen voorbereiden. Wij zien en horen Kuipers prima, maar hij moet het doen met alleen geluid, terwijl hij zo ongeveer midden in het equivalent van een machinekamer hangt. Je wilt de astronaut dus niet met teveel verrassingen confronteren.

Techniek 
De meeste aandacht ging naar de techniek: niets zo erg als een zaal vol verwachtingsvolle mensen en dan geen verbinding hebben. We begonnen dus al in de ochtend met opbouwen om zeker te weten dat alle draadjes overal op elkaar aansloten. Er moest een satellietwagen voor de deur om de satellietverbinding te leggen (er zijn drie (!) achtereenvolgende satellietverbindingen nodig om het ISS met de TU Delft te verbinden, gelukkig wordt dat door NASA en ESA georganiseerd). Uit de satellietwagen kwam audio en video dat moest aansluiten op de techniek in de zaal, dat moest er ook in een webstream weer uit.

Maar vooral: het geluid van de microfoons uit de zaal moest naar de satellietwagen en van daar via twee analoge (vindt die maar eens!) telefoonlijnen teruggestuurd naar NASA, en dan via satelliet weer naar ISS zodat Andre Kuipers ons kon horen.

En elk schakeltje MOET werken, want als het niet werkt, dan heb je geen event. Kortom, je slaapt toch ietsje minder de dagen ervoor.

Soepel
We hebben dit in 2009 ook al eens gedaan en de voorbereidingen verliepen soepeltjes. Alle partijen waren het er over eens dat we het vooral informeel van sfeer moesten houden. We vertelden het Ministerie van Algemene Zaken over de noodzaak van een script, maar ook dat het niet in beton gegoten hoeft te worden: ‘Hij <Rutte> mag best een beetje improviseren” (ik hoor het mezelf nog zeggen).

Klaar?
Om 14.00 u hadden we de laatste briefing met alle partijen betrokken in het programma. Lopen de presentaties? Wie krijgt er een oortje en wie een handmicrofoon? In welke volgorde worden de vragen gesteld en door wie? Check? Beseft iedereen het belang van binnen de planning blijven op de minuut? ISS wacht niet op ons. Ja? We zijn er helemaal klaar voor! Op dat moment stond het al bomvol studenten voor de deur. Het duurde nog een uur voor het evenement begon maar blijkbaar wilden heel wat studenten zeker weten dat ze een plaatsje konden bemachtigden. Noodgedwongen moest de deur wat eerder open en binnen een minuut zat de zaal hutjemutje vol. Check.

Zonnetje
Het begin van het evement liep als een zonnetje, keurig volgens plan. Prof. Ambrosius leidde in en astronaut Frank De Winne vertelde met de nodige humor over zijn eigen verblijf in ISS in 2009.

En toen, aan het eind van de presentatie van astronaut Frank De Winne…. kwam Premier Mark Rutte binnen. En vanaf dat moment ging alles op z’n kop.

Wervelende show
In plaats van te gaan zitten op de voor hem gereserveerde plek stapte Rutte op Frank De Winne af, nam een microfoon en maakte er een geweldige show van. Het leek Rutte veel leuker om eens te gaan polsen in de zaal wat er aan vragen leefde. Wie heeft er een leuke vraag? Nou dat wilde de zaal wel. “Heb je ook vrije tijd en wat doe je dan?” Rutte improviseerde de applausmeter om te testen wat de zaal vond.  Ok, prima vraag, ga jij maar naar voren. Een kritische vraag over bezuinigingen op het onderwijs? Mag ook, hup naar voren. Als een wervelwind vloog de premier door de zaal en plukte links en rechts studenten uit de rijen. De premier was in zijn element, en grijzend verfrommelde ik in gedachten het voorbereide script.

Probleem
Maar vervolgens had astronaut André Kuipers wel een probleem, want het hele live gesprek liep totaal anders dan in zijn briefing stond. Rutte vlocht de door hem gevonden – en voor André onverwachte- studenten vrolijk door zijn eigen vragen heen, liet vragen in het engels stellen en kwam met totaal andere, en soms best lastige vragen op de proppen. Hoewel het hem zichtbaar enigszins overviel sloeg Kuipers zich behendig door de uitdaging heen en ving hij de verrassende wending soepel op.

De verwarring was nog het grootst bij de regie op de achtergrond: gewend aan het netjes afwerken van het script raakten ze daar de draad volledig kwijt, wat leidde tot wat misverstanden en een paar kleine technische glitches aan het eind.

Erg?
En was dit nu allemaal erg? Welnee, dit was de allerleukst inflightcall die ik ooit meegemaakt heb. De sfeer in de zaal was geweldig, er zal nog lang over nagepraat worden. Maar toch: het lukt alleen als je een heel strak plan hebt, pas dan kan je het grijnzend in de prullebak gooien en vervangen door iets beters. De wervelwind Mark Rutte, bijvoorbeeld.

Michel

Mocht je ‘m gemist hebben: je kunt de hele bijeenkomst hier terug zien

Lees ook: “Ga nou Twitteren, André Kuipers!” (mei 2011)