Universiteiten krijgen ze vaak: verzoeken voor het maken van opnames op de campus. En dan bedoel ik niet de nieuwsgaring van de reguliere media, maar locatiescouts voor reclames, bedrijfsfilms en speelfilms. Het zijn momenten waarop je decor bent, inhoudelijk gaat het niet over jou. Veel communicatieafdelingen worstelen met die vragen, want tja, op zich wil je best helpen maar je bezorgt je organisatie wel werk. Bovendien is interactie met dit soort partijen niet leuk om te doen: ze gebruiken salamitactieken (als je ja hebt gezegd, komen er vervolgverzoeken) en ze accepteren maar moeilijk ‘nee’. Door ervaring wijs geworden heb ik intussen een ‘stroomschema’ in mijn hoofd waarmee ik zulke verzoeken afhandel. Voor wie er wat aan heeft, heb ik ‘m hieronder op papier gezet. En ja, dit wordt een beetje een nicheblog, ik zeg het maar meteen.
De eerste vraag is natuurlijk of een verzoek onze reputatie schaadt. Het gebeurt niet zo veel, maar met sommige producten (tabak bijvoorbeeld) willen we niet geassocieerd worden en we waken er ook voor dat partijen niet oneigenlijk onze reputatie misbruiken om producten te verkopen. Dit criterium is het simpelst. Vraag twee is of we er baat bij hebben. Een speelfilm met als hoofdpersoon een briljante quantum fysicus, ja, die mag je wel komen maken (behoudens het ‘2 uit 3’-criterium verderop), want quantum is een onderwerp waarmee we ons graag laten associëren.
Als het antwoord op de baat-vraag ook nee is, ga ik kijken of het primair proces stoort, of het disproportioneel veel werk is, en ook of de werkvloer het leuk vindt. Die laatste is behoorlijk belangrijk, want het is vaak meer werk dan de locatiescouts je voorspiegelen. Het filmen loopt vaak uit, dan kan het gebouw niet dicht en de bewaking niet naar huis. Dan scheelt het wel als het je favoriete misdaadserie is, waarvoor je wat langer moet blijven. Als al die seinen op groen staan, dan mag het wat mij betreft.
Als het antwoord op de baat-vraag ‘ja’ is, gelden de drie checkvragen in het rode blok ook, maar hanteer ik het 2-uit-3 criterium: op twee van de drie vragen moet het antwoord positief zijn. Staan er twee indicatoren op rood, dan beginnen we er wat mij betreft niet aan.
Het nemen van het besluit is meestal een samenspel tussen communicatie en de facilitaire dienst, want daar ligt meestal het uitvoerende werk. Hebben we samen een besluit genomen, dan is het in mijn ervaring verstandig om dat even goed intern te communiceren. Locatiescouts accepteren helaas slecht nee. Een tijdje terug had ik een vraag voor een speelfilm, waar ze onze Aula wilde gebruiken. De Aula is een stijlicoon van het brutalisme, een bouwstijl uit de periode 1950-1970, en erg geschikt als decor voor wat grimmigere sfeerbeelden (het was ooit ook hoofdkantoor van de AIVD in de VARA dramaserie De Deal ;)).
In het geval van deze film hadden we geen baat en het verstoorde het primaire proces omdat ze wilden opnemen in een periode dat de Aula intensief voor studie en colleges gebruikt werkt. Nee dus. De scout probeerde het een keer of zes via diverse achterdeuren, bovenlangs bij het College van Bestuur en zelfs nog via een collegevoorzitter van een collega-universiteit. Dan is het antwoord echt nog steeds nee, en neem ik de volgende keer waarschijnlijk de telefoon niet eens op.
Michel
