Op 1 februari twitterde nanobioloog Cees Dekker ‘We publiceren binnenkort een heel belangrijke ontdekking. Dus maak ik met @michelvanbaal een filmpje om het eenvoudig uit te leggen #wetenschapscommunicatie #ietsmetDNAenzo’. Dat nieuws kwam pas drie weken later naar buiten, maar ik was blij met Cees. Het is een helaas nog te schaars geval waarbij de wetenschapper de wetenschapscommunicator ruim op tijd waarschuwt. Helaas hebben jullie (wetenschappers) nog te vaak de gewoonte om dat pas te doen als de publicatie definitief geaccepteerd is. Bij de grote bladen als Science en Nature is dat veel te laat.
Allereerst: ik snap het wel. Het proces van ‘publiceren’ is over het algemeen een langdurig proces, tussen de eerste indiening en de publicatie zit naar ik begrijp minimaal vele maanden, soms zelfs jaren. En het blijft spannend tot het eind, de finale acceptatie. Ik kan me voorstellen dat er dan een zucht van verlichting door je heen gaat als wetenschapper, en dat je dan denkt: ‘laat ik nu communicatie maar eens bellen’.
Maar dat is te laat. Veel te laat.
Want hoewel het proces naar acceptatie lang duurt -jouw deel van het proces-, bij de grote bladen gaat de stap van acceptatie naar (online) publicatie -mijn deel van het proces- tegenwoordig wel heel snel. In mijn ervaring zit daar vaak maar twee tot tweeënhalve week tussen, incidenteel zelfs nog sneller. En in die periode zit een voor mij cruciale deadline: de embargo-email die de persdienst van de grote bladen wekelijks aan tienduizenden journalisten stuurt. Die mail bevat -onder embargo- de artikelen van Science/Nature van komende week, zodat journalisten alvast iets kunnen voorbereiden.
Natuurlijk kan ik zelf een persbericht voor je versturen en dat werkt in Nederland best prima, maar als je wilt dat ik je onderzoek ook internationaal onder de aandacht breng, is dat vanuit het kleine Nederland als een stuk lastiger. En dat hoef ik ook helemaal niet, omdat ik dat persbericht ook met Nature of Science kan laten meeliften naar tienduizenden journalisten.
Want dat kan. In hun email aan journalisten met de ‘inhoud’ van de komende editie, stuurt de persdienst namelijk links mee naar persberichten van de instituten, en vermelden ze ook dat er video en ander multimedia materiaal is. Dat doen ze graag zelfs. Maar dan moet ik het natuurlijk wel op tijd aanleveren.
Mijn schema ziet er zo uit: de grote bladen ‘verschijnen’ altijd op donderdagmiddag 14.00 u Eastern Time, bij ons 20.00 u ’s avonds. De email aan journalisten met –onder embargo- informatie over de inhoud gaat uit op zondag ervoor, en de persdienst stelt die email samen op de vrijdag daarvoor. Wil je in die email mee, dan moet ik dus donderdag ‘aanleveren’, precies een week voor de publicatie, en zorgen dat m’n materiaal die vrijdag op Eurekalert staat.
En daar zie je m’n probleem: als jij als wetenschapper me waarschuwt over een publicatie nadat je de definitieve OK hebt gehad, dan heb ik in de praktijk effectief een stuk of drie werkdagen. Of minder, ik heb zelfs meegemaakt dat het maar een halve dag was.
In die tijd moet ik dus een afspraak met je maken om te praten over het onderzoek, zodat ik het kan ‘vertalen’ in normale-mensentaal, ik moet een draft schrijven, jij moet daar op reageren, ik schrijf een tweede versie, feedback van jou, we moeten afstemmen met andere partners in andere instituten (en tijdzones), en daarna een compromis zoeken voor we bij de definitieve versie zijn, EN de Engelse taal laten controleren (ik ben niet ‘native’, en jij -als je dit leest- waarschijnlijk ook niet). In DRIE dagen max, ALS ik alles laat vallen wat ik aan het doen ben, wat meestal niet kan. Ik geef trainingen, en heb mijn handen als woordvoerder ook nog wel ’s vol met dringende andere dingen. En dan heb ik het nog niet eens over het maken van filmpjes, animaties en ander grafisch materiaal, wat toch echt nodig is om een verhaal goed over de bühne te krijgen.
Oh, en als je me helemaal niet belt, maar wacht tot ik als ‘PIO’ (Public Information Officer) een alert mailtje krijg van Science/Nature dat de publicatie op handen is, dan gaan er nog twee dagen van de theoretische drie af.
Kortom, wetenschapper: heb je een interessante publicatie in een topblad, vertel me dat dan alsjeblieft ergens aan het eind van de tweede review-ronde. Dan heb ik de tijd om met je te overleggen of ik er iets mee ga doen (soms niet, he, niet alle publicaties zijn voor een breed publiek interessant), wat dan, en wanneer.
Vaak loopt de publicatie dan nog wat vertraging op, omdat de reviewers toch nog een rondje wijzigingen willen. Geeft niks. Het is niet erg om materiaal een paar weken op de plank te laten liggen, of zelfs eens een keer iets ‘voor niets’ te doen omdat de publicatie toch nog wordt afgewezen.
Het is wel erg om heel erg interessant nieuws te hebben, en grommend de deadline van de embargo mail te missen. Aan tienduizenden journalisten.
Bel me,
Michel
